El día en que tu ESG deja de caber en hojas de cálculo

El problema aparece cuando se intenta convertir esa herramienta en el sistema permanente para administrar una cantidad de información que crece cada año, porque deja de ser un ejercicio de cálculo y se convierte en un proceso de gestión. Al principio, las preguntas son: cuáles son las emisiones, residuos, energía empleada, número de empleados, etc. Cuando el nivel de madurez en ESG aumenta, también las preguntas: ¿Quién generó este dato, de dónde salió, qué evidencia existe para respaldarlo? y en un nivel mucho más avanzado las preguntas serán ¿Cómo podemos reducir el 20% de emisiones, cómo estamos seguros de que nuestra cadena de suministro cumple con nuestros estándares, cómo sabemos que estamos cumpliendo con la Ley General de Economía Circular?

Para realizar el primer reporte, normalmente se logra reunir a las personas correctas, hacer un esfuerzo considerable y recopilar la información necesaria. Un gran reto aparece después, cuando hay que volver a hacerlo. Cuando se incorporan nuevas plantas o unidades de negocio. Cuando diferentes clientes empiezan a pedir información distinta. Cuando los estándares cambian. Cuando la información debe pasar de ser un esfuerzo extraordinario de algunas personas a convertirse en un proceso repetible de la organización.

Es en ese momento cuando muchas empresas descubren que el reto no era calcular un indicador. El reto era tener un sistema confiable para generar información.

La información ESG no vive en un solo lugar

Una de las razones por las que construir capacidades de ESG es particularmente complejo es porque la información que se necesita normalmente ya existe dentro de la organización, pero está distribuida en muchos lugares diferentes. Una factura de energía puede estar en Finanzas. El consumo real puede estar con Operaciones. La información de proveedores puede vivir en Compras. Los datos relacionados con personas pueden estar en Recursos Humanos. Los temas regulatorios y de cumplimiento pueden estar en Legal. Cada área tiene una pieza del rompecabezas, pero ninguna tiene la imagen completa.

En muchas organizaciones, uno de los mayores retos es que el área de sustentabilidad tiene la responsabilidad de coordinar el proceso, pero no necesariamente tiene control sobre todos los datos que necesita para armar un reporte o responder una solicitud externa. Una plataforma tecnológica puede ayudar muchísimo, pero no resuelve por sí sola el problema. Antes de pensar en una herramienta, una organización necesita desarrollar algo mucho más básico: una capacidad interna para generar información confiable, consistente y repetible.

Eso requiere que las personas sepan qué información necesitan generar, cómo medirla, bajo qué metodología y con qué nivel de detalle. Requiere comunicación para que cada responsable entienda que el dato que está entregando no es simplemente "un número más", sino información que puede ser utilizada por clientes, inversionistas, evaluadoras, bolsas de valores o autoridades.

También se requiere un esfuerzo considerable en gestión del cambio, porque uno de los errores más comunes es pensar que ESG es un proyecto con una fecha de entrega: "hay que preparar el reporte de este año". La realidad es que, para muchas organizaciones, esto representa una nueva forma de operar. Lo que inicialmente puede parecer un esfuerzo adicional de algunas personas tiene que convertirse en un proceso integrado al día a día de la empresa. El reto es pasar de un esfuerzo concentrado en una persona o en un pequeño equipo a una capacidad organizacional donde todos entiendan su rol en la generación de información ESG.

El software ayuda, pero no resuelve todo

En los últimos años han surgido cada vez más plataformas especializadas para la gestión de información ESG. Esto es una evolución natural conforme las organizaciones empiezan a manejar mayores volúmenes de información, diferentes fuentes de datos y mayores requerimientos de trazabilidad. Estas herramientas permiten integrar información de distintas áreas, administrar indicadores, asignar responsables, mantener evidencia histórica y soportar procesos de revisión y auditoría.

Sin embargo, existe una expectativa que vale la pena matizar: una plataforma, por sofisticada que sea, no puede compensar una mala calidad de información. Una empresa puede invertir millones de pesos en la mejor solución disponible, pero si el dato que alimenta la plataforma fue capturado incorrectamente, si la metodología utilizada no es clara o si las personas responsables no entienden la importancia de la información que están generando, el resultado seguirá teniendo problemas de confiabilidad.

Esto no es diferente a lo que sucede con cualquier otro sistema crítico de una organización. Un ERP puede automatizar procesos financieros y operativos, pero no puede evitar que alguien registre una factura en la cuenta incorrecta o capture una transacción equivocada. El sistema puede procesar información, pero la calidad de esa información depende de los procesos y de las personas que la generan.

Con ESG ocurre exactamente lo mismo. La tecnología puede ayudar a estructurar, controlar y hacer más eficiente la gestión de información, pero no sustituye algo mucho más importante: una organización que entiende qué información necesita generar, quién es responsable de ella, cómo debe medirse y por qué esa información es relevante.

Al final, el reto no es solamente contar con una plataforma. El reto es desarrollar la capacidad organizacional que permita que esa plataforma tenga información confiable que administrar.

El momento más difícil es reconocer que la herramienta actual ya no es suficiente

Quizá el reto más complejo para muchas organizaciones no sea decidir implementar una plataforma, sino reconocer cuándo llegó el momento de hacerlo. Una hoja de cálculo puede funcionar durante mucho tiempo. De hecho, para muchas empresas es la herramienta ideal durante las primeras etapas de madurez en ESG. El problema aparece cuando la complejidad de la información empieza a superar la capacidad de la herramienta.

Ese punto de quiebre llega de manera gradual: aumenta el número de personas involucradas, existen múltiples versiones de la información, diferentes áreas empiezan a generar datos con criterios distintos o un tercero necesita revisar y validar el proceso. En ese momento, la pregunta deja de ser únicamente si la organización tiene el dato. La pregunta cambia a si puede demostrar que ese dato es confiable.

Las empresas no dejaron de utilizar hojas de cálculo para administrar procesos financieros porque fueran una mala herramienta. Lo hicieron porque la complejidad del negocio requirió sistemas con mayores niveles de control, trazabilidad, integración y gobierno de la información. Con ESG probablemente ocurrirá algo similar. No porque las hojas de cálculo dejen de ser útiles, sino porque la información que las organizaciones necesitarán gestionar será cada vez más diversa, estará distribuida en más áreas y tendrá que cumplir con estándares cada vez más altos de confiabilidad.

Para muchas empresas, la pregunta no es si en algún momento tendrán que evolucionar la forma en que gestionan su información ESG. La pregunta es si lo harán como una decisión estratégica o si esperarán hasta que un cliente, un regulador, un inversionista o un auditor les exija demostrar que están preparados, o lo que es lo mismo: “para qué hacerlo con tiempo y con calma, si lo podemos hacer de prisa y a las carreras”.

Nota editorial: Rodrigo Sánchez Hidalgo director general de Ambición00 , firma miembro de Revolution Sustainability Partners , que se especializa en sostenibilidad, reporting ESG, cumplimiento y riesgos. Es profesor de cátedra de Negocios Conscientes del Tecnológico de Monterrey campus Santa Fe. Síguelo en LinkedIn.